Che cos'è l'EIN? Guida di base per le società estere senza stabile organizzazione negli Stati Uniti

Che cos’è l’EIN?

L’EIN (Employer Identification Number) è un numero di identificazione fiscale a 9 cifre (ad esempio 12-3456789) che l’Internal Revenue Service (IRS) attribuisce alle entità d’impresa. Nonostante la parola “Employer” nel nome, viene rilasciato anche alle società senza dipendenti. Negli Stati Uniti è chiamato talvolta “Federal Tax ID”.

I numeri di identificazione fiscale statunitensi (TIN) sono principalmente di tre tipi. Le società estere ottengono un EIN.

Numero	A chi è destinato	Chi lo rilascia
SSN (Social Security Number)	Cittadini statunitensi e persone autorizzate a lavorare	Social Security Administration (SSA)
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number)	Persone fisiche straniere e altri soggetti che non possono ottenere un SSN	IRS
EIN (Employer Identification Number)	Società di capitali, società di persone, trust e altre entità	IRS

Tre punti chiave:

• Le società estere possono ottenerlo. Una società estera può richiedere un EIN a proprio nome, anche senza una controllata o una filiale negli Stati Uniti.
• Avere un EIN non significa essere tassati negli USA. L’EIN è solo un numero di identificazione. L’eventuale obbligo dichiarativo negli Stati Uniti dipende dalle attività effettivamente svolte e dai trattati contro le doppie imposizioni.
• Di regola, uno per entità. Una volta rilasciato, lo stesso EIN continua a essere usato anche se in seguito sorge un obbligo dichiarativo negli Stati Uniti.

Quando serve l’EIN a una società estera senza stabile organizzazione?

Anche senza stabile organizzazione, l’EIN serve di norma in due situazioni: quando la società deve presentare una dichiarazione all’IRS e quando deve fornire a un pagatore statunitense un numero di identificazione fiscale USA. Le situazioni principali sono le seguenti.

Situazione	Serve l’EIN?	Note
Svolgere un’attività commerciale negli USA (US trade or business) rivendicando l’esenzione perché, in base al trattato, non c’è stabile organizzazione	In genere sì	Anche in caso di esenzione vanno presentati il Form 1120-F (dichiarazione della società estera) e il Form 8833 (comunicazione della posizione basata sul trattato)
Presentare in via cautelativa una “dichiarazione protettiva”, sostenendo che le attività negli USA non sono imponibili	Sì	L’IRS raccomanda di presentarla. Senza, se le attività vengono poi ritenute imponibili, si perdono le deduzioni. Per conservarle, la dichiarazione va di regola presentata entro 18 mesi dalla scadenza
Chiedere il rimborso di imposte trattenute alla fonte negli USA	Sì	Il rimborso si chiede con il Form 1120-F
Chiedere con il Form W-8BEN-E la riduzione o l’esenzione da trattato su dividendi, interessi, royalty, ecc.	Dipende	L’EIN non serve se la società indica il numero fiscale del proprio paese (ad esempio lo Unified Social Credit Code per una società cinese, o il numero fiscale nazionale per una società europea). Non serve affatto, tra l’altro, per dividendi e interessi su titoli quotati
Costituire una controllata o una LLC negli USA	Sì (per l’entità statunitense)	L’entità statunitense ha bisogno di un proprio EIN, distinto da quello della capogruppo. Una LLC unipersonale interamente detenuta da una società estera ha bisogno dell’EIN per presentare il Form 5472
Assumere dipendenti negli USA	Sì	Serve per le ritenute sulle retribuzioni e le dichiarazioni dei contributi
Acquistare o vendere immobili negli USA (FIRPTA)	Necessario nella prassi	Serve per rimborsi di ritenute, dichiarazioni, opzioni ai sensi dell’IRC 897(i), ecc.
Operazioni soggette alle accise federali (Form 720, ecc.)	Sì	Riguarda alcuni settori

L’EIN può essere richiesto anche per aprire un conto bancario negli USA, per registrarsi a servizi di pagamento o marketplace, o per registrarsi ai fini della sales tax statale. Non sono obblighi fiscali federali: dipendono dalle politiche interne della controparte o dalle regole dei singoli Stati, quindi la richiesta di un EIN varia da caso a caso. Come funziona la registrazione alla sales tax statale lo spieghiamo nella nostra guida alla vendita negli Stati Uniti.

Punto chiave: la stabile organizzazione (PE) e la US trade or business sono concetti diversi. Anche senza stabile organizzazione, una società ritenuta impegnata in un’attività commerciale negli USA deve presentare la dichiarazione, anche se il trattato riduce l’imposta a zero. A quel punto l’EIN diventa necessario.

Glossario

Termine	Significato
Form 1120-F	La dichiarazione dei redditi statunitense di una società estera
Form 8833	Modulo di comunicazione usato quando si rivendica, in base a un trattato, un trattamento diverso da quello previsto dalla legge fiscale USA. Si allega al Form 1120-F
Form W-8BEN-E	Certificazione che un’entità estera consegna a un pagatore statunitense. Attesta lo status estero e l’eventuale riduzione o esenzione da trattato sulle ritenute. Non si invia all’IRS
Form 5472	Dichiarazione informativa con cui le società statunitensi a controllo estero e soggetti analoghi comunicano le operazioni con parti correlate
US trade or business	Svolgere attività d’impresa negli Stati Uniti in modo continuativo e regolare. Concetto più ampio della stabile organizzazione
Dichiarazione protettiva (protective return)	Dichiarazione presentata anche quando la società ritiene di non essere imponibile, per conservare il diritto alle deduzioni nel caso in cui lo diventi
FIRPTA	Il regime che disciplina ritenute e adempimenti quando soggetti esteri vendono immobili negli USA
Opzione IRC 897(i)	Opzione che consente a determinate società estere di essere trattate come società statunitensi ai fini FIRPTA
Form 720	La dichiarazione delle accise federali su determinate operazioni, come carburanti e trasporto aereo

Quando l’EIN non serve, e dove le opinioni divergono

Casi in cui l’EIN in genere non serve

• Nessuna attività commerciale negli USA e nessun reddito di fonte statunitense. Ad esempio, una società che si limita a esportare dalla Cina o dall’Europa verso clienti statunitensi, senza personale, scorte o agenti negli Stati Uniti.
• C’è reddito di fonte statunitense, ma l’imposta è interamente assolta tramite ritenuta. L’IRS non richiede il Form 1120-F alle società estere che non svolgono un’attività commerciale negli USA e la cui imposta è stata interamente trattenuta alla fonte.
• Si riceve il corrispettivo di servizi resi nel proprio paese (Cina, Europa, ecc.). Se i servizi sono resi fuori dagli Stati Uniti, il reddito di norma non è di fonte statunitense e non è soggetto a ritenuta.
• Si indica il numero fiscale del proprio paese quando si chiedono i benefici del trattato sul Form W-8BEN-E.

Punti in cui le opinioni divergono o la risposta dipende dai fatti

Le questioni seguenti non hanno una regola netta: i professionisti non concordano, oppure la conclusione dipende dai fatti.

1. Se le attività negli USA costituiscano una US trade or business. La legge fiscale statunitense non definisce chiaramente il concetto, che va valutato sull’insieme dei fatti, come la continuità e la dimensione delle attività. Le opinioni divergono, ad esempio, sul caso di chi tiene scorte in magazzini statunitensi e vende a clienti USA, come avviene con Amazon FBA.
2. Se un magazzino o un agente negli USA costituiscano una stabile organizzazione. Molti trattati escludono dalla definizione le strutture usate unicamente per il deposito o la consegna. Il trattamento dei magazzini di terzi, e la questione se un agente abbia il potere di concludere contratti, richiedono però un’analisi caso per caso.
3. Se presentare una dichiarazione protettiva. Secondo l’IRS la dichiarazione va presentata anche quando la società conclude di non essere imponibile. I professionisti divergono sull’opportunità di farlo, soppesando i costi di preparazione e il rischio. Per presentarla serve l’EIN.
4. Il trattamento delle imposte statali. Molti Stati non sono vincolati dai trattati federali e applicano criteri propri (come il nexus economico basato sulle vendite) per stabilire gli obblighi di imposta sul reddito e di sales tax statali. Anche senza stabile organizzazione a livello federale può essere richiesta una registrazione statale, e in quel momento può essere chiesto l’EIN. Le regole cambiano da Stato a Stato.
5. La prassi del pagatore (withholding agent). Se un pagatore accetti un Form W-8BEN-E senza EIN dipende dalle sue procedure interne. Anche dove le regole non lo impongono, nella prassi un pagatore può chiedere l’EIN.

Come ottenere l’EIN

La richiesta dell’EIN è gratuita e si presenta con il Form SS-4. Le società estere senza indirizzo o sede principale d’affari negli Stati Uniti non possono usare la procedura online dell’IRS e devono fare domanda per telefono, fax o posta.

Modalità	Disponibile per società estere	Tempi tipici di rilascio	Recapiti (a ottobre 2026)
Telefono	Sì (solo richiedenti internazionali)	Rilascio durante la chiamata	+1-267-941-1099 (numero a pagamento), lunedì–venerdì, 6:00–23:00 ora della costa orientale USA
Fax	Sì	Di norma entro 4 giorni lavorativi	Dall’estero: +1-304-707-9471 / Dagli USA: 855-215-1627
Posta	Sì	Circa 4 settimane	Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999
Online	No	—	Solo per richiedenti con indirizzo negli USA o equivalente, il cui responsabile abbia SSN, ITIN o EIN

I numeri di fax e gli altri recapiti possono cambiare senza preavviso: prima di presentare la domanda verificate le indicazioni più recenti dell’IRS.

I passaggi della domanda

1. Compilate il Form SS-4. Indicate la denominazione esattamente come compare nell’atto costitutivo o in altri documenti ufficiali, e scrivete per esteso il nome del paese nell’indirizzo.
2. Indicate il responsabile (responsible party). È la persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla la società (di solito il legale rappresentante). Se il responsabile non ha SSN o ITIN e non ha titolo per ottenerli, scrivete “Foreign” o “N/A” nel campo del numero (riga 7b).
3. Selezionate il motivo della domanda (riga 10). Se l’unico scopo è ottenere i benefici del trattato e non c’è obbligo dichiarativo negli USA, la pagina dell’IRS sui numeri di identificazione fiscale (TIN) indica di barrare “Other” e scrivere, ad esempio, “For Tax Treaty Purposes Only” o “For W-8BEN Purposes Only”. La stessa pagina indica di segnare “N/A” alle righe 11–17 non pertinenti. Le istruzioni del Form SS-4 (revisione di dicembre 2025) dichiarano però obbligatorie le righe 16 e 17 (attività svolta): le due fonti non coincidono. È più prudente descrivere l’attività alle righe 16 e 17.
4. Firmate e presentate. Per i richiedenti esteri può firmare qualsiasi persona debitamente autorizzata (ad esempio un responsabile di divisione). Se la domanda è gestita da un incaricato (third-party designee), va compilata la sezione della firma.
5. Ricevete l’EIN e conservate la comunicazione. Per le domande telefoniche, il funzionario dell’IRS può chiedervi di inviare per fax o posta il Form SS-4 firmato entro 24 ore.

Nota: presentare domanda per la stessa società con più modalità può generare EIN duplicati. Usatene una sola. Inoltre il rilascio è limitato a un EIN per responsabile al giorno.

Dopo aver ottenuto l’EIN

• Rispondete subito a eventuali avvisi dell’IRS che chiedono una dichiarazione. Una società estera che ottiene l’EIN solo ai fini del trattato viene di norma registrata come priva di obblighi dichiarativi. Se riceve comunque un avviso che le chiede di presentare la dichiarazione, l’IRS raccomanda di rispondere prontamente che non ha obblighi dichiarativi. Ignorare l’avviso può portare l’IRS a determinare l’imposta d’ufficio.
• Comunicate le variazioni entro 60 giorni. Le variazioni del responsabile, dell’indirizzo o della sede si comunicano con il Form 8822-B. Il cambio di responsabile va comunicato entro 60 giorni.
• Non chiedete un nuovo EIN. Se in seguito sorge un obbligo dichiarativo negli USA, continuate a usare l’EIN rilasciato in origine invece di chiederne uno nuovo.
• Se vi registrate per operare in uno Stato, verificate la comunicazione dei titolari effettivi (BOI). Con la norma definitiva in vigore dal 14 agosto 2026, le società costituite negli Stati Uniti non devono più presentare la comunicazione BOI. Le società estere registrate per operare in uno Stato USA restano però soggette all’obbligo e devono comunicare i propri titolari effettivi stranieri. L’obbligo nasce dalla registrazione statale, non dall’ottenimento dell’EIN.

Domande frequenti

Se otteniamo un EIN, dovremo pagare l’imposta federale sul reddito delle società?

No. L’EIN è solo un numero di identificazione, e ottenerlo non crea di per sé alcun debito d’imposta. Se la società sia tassata negli Stati Uniti dipende dalle sue attività e dai trattati.

Possiamo fare domanda se il nostro rappresentante non ha SSN né ITIN?

Sì. Scrivete “Foreign” o “N/A” alla riga 7b del Form SS-4. Non è necessario ottenere prima un ITIN.

La capogruppo nel nostro paese e la controllata statunitense possono usare lo stesso EIN?

No. L’EIN è rilasciato per singola entità. Una controllata o una LLC statunitense ha bisogno di un proprio EIN.

Un incaricato può fare domanda per nostro conto?

Sì. Designate l’incaricato nella sezione “Third Party Designee” del Form SS-4 e fate firmare una persona autorizzata della società. I poteri dell’incaricato cessano con il rilascio dell’EIN.

Un partner commerciale ci chiede di indicare un EIN sul Form W-8BEN-E. Dobbiamo ottenerlo?

In base alle regole, l’EIN può non essere necessario se indicate il numero fiscale del vostro paese quando chiedete i benefici del trattato. Alcuni pagatori, però, lo richiedono per prassi interna: verificate con il vostro partner e valutate di ottenerlo se necessario (vedi il punto 5 di “Punti in cui le opinioni divergono”).

Vendiamo negli USA tramite Amazon e piattaforme simili. Ci serve un EIN?

Dipende da come vendete. La risposta cambia a seconda che spediate direttamente dalla Cina o dall’Europa, che teniate scorte in magazzini statunitensi e che sia richiesta la registrazione alla sales tax statale. Tenere scorte negli Stati Uniti apre la questione controversa dell’esistenza di una US trade or business o di una stabile organizzazione. Raccomandiamo di far esaminare i fatti a un professionista.

In sintesi

L’EIN è il numero d’ingresso per una società estera che ha a che fare con gli adempimenti fiscali statunitensi. Anche senza stabile organizzazione negli USA, serve per le dichiarazioni con cui si rivendica l’esenzione da trattato, per i rimborsi delle ritenute, per costituire una controllata, per assumere dipendenti e in situazioni analoghe. In altri casi non serve, ad esempio quando non ci sono attività negli USA e l’imposta è interamente assolta tramite ritenuta.

Se la società svolga una US trade or business, se presentare una dichiarazione protettiva e come si applichino le imposte statali sono questioni su cui le opinioni spesso divergono. Raccomandiamo di riesaminare la struttura delle vostre operazioni e di verificare con un professionista fiscale statunitense se vi serve un EIN. Se volete discutere un caso specifico, contattateci.

Riferimenti (fonti ufficiali)

• Instructions for Form SS-4 (IRS)
• Taxpayer identification numbers (TIN) (IRS)
• Instructions for Form W-8BEN-E (IRS)
• Instructions for Form 1120-F (IRS)
• FinCEN Permanently Ends Beneficial Ownership Reporting Requirements (Dipartimento del Tesoro USA, 11 agosto 2026)

Questo articolo fornisce informazioni generali basate su fonti pubbliche aggiornate a ottobre 2026 e non costituisce consulenza fiscale o legale individuale.