Domande frequenti

Il VIES (VAT Information Exchange System) è una banca dati a livello UE, gestita congiuntamente dalla Commissione europea e dalle autorità fiscali nazionali, che verifica se un numero di partita IVA è valido e attivo per le transazioni transfrontaliere. Introdotto nel 1993 insieme al Mercato Unico europeo, opera ai sensi del Regolamento (UE) n. 904/2010 del Consiglio. Un numero di partita IVA non compare automaticamente nel VIES: richiede una domanda separata. Per le società i cui beni si spostano attraverso i confini UE, come le scorte ricollocate all'interno della rete logistica di Amazon, l'iscrizione al VIES è un obbligo di legge, non un'opzione.

Un numero di partita IVA registra la tua attività presso l'autorità fiscale di un Paese per riscuotere e versare l'IVA sulle vendite locali. In genere serve se detieni scorte in un Paese, importi beni attraverso la sua dogana o superi le soglie locali di vendita a distanza. Le società extra-UE ottengono solitamente un numero IVA tramite un rappresentante fiscale, anziché costituire una società sul posto. Quali Paesi richiedano la registrazione dipende interamente dalla tua configurazione logistica, in particolare se utilizzi la rete Pan-European FBA di Amazon su più magazzini.

Un numero di partita IVA registra la tua attività per riscuotere e versare l'IVA nazionale presso l'autorità fiscale di uno specifico Paese. L'iscrizione al VIES è un passaggio ulteriore e distinto, che inserisce quel numero nella banca dati transfrontaliera condivisa dell'UE, abilitandone il riconoscimento per le transazioni e la rendicontazione intracomunitarie. Possedere un numero di partita IVA non ti include automaticamente nel VIES: devi presentare una domanda specifica per l'inclusione, e i requisiti di tale domanda, comprese eventuali garanzie, sono stabiliti in autonomia da ciascun Paese.

Nella maggior parte dei casi sì. Le società extra-UE prive di una stabile organizzazione nell'UE necessitano generalmente di un rappresentante fiscale con sede locale — coobbligato in solido per gli obblighi IVA della società — per registrarsi ai fini IVA e richiedere l'iscrizione al VIES. Un numero limitato di Paesi consente in alternativa l'identificazione diretta, ma questa opzione è poco comune per le società con sede nei principali mercati extra-UE. Il rappresentante gestisce di norma la registrazione, gli adempimenti periodici e le comunicazioni con l'autorità fiscale locale per conto della società.

Le tempistiche variano in base al Paese e alla completezza della domanda, ma la maggior parte delle società extra-UE dovrebbe prevedere un minimo di 8 settimane, con un intervallo realistico che si estende fino a 4 mesi nei casi più complessi. Tra i ritardi frequenti figurano documenti societari incompleti, traduzioni o apostille mancanti e richieste di chiarimento da parte dell'autorità fiscale. L'aggiunta dell'iscrizione al VIES, e di qualsiasi garanzia finanziaria richiesta, allunga ulteriormente i tempi. Le società che puntano a una data di lancio precisa dovrebbero in genere avviare il processo con largo anticipo, idealmente 4-6 mesi prima ove possibile.

Sì: è la via standard per la maggior parte delle società extra-UE. Anziché costituire una società sul posto, nomini un rappresentante fiscale, che registra direttamente la tua società estera e ne gestisce gli adempimenti IVA per suo conto, mentre la tua società resta il venditore legalmente responsabile. In questo modo si evita il costo di mantenere un'entità locale, inclusi contabilità e adempimenti societari. È generalmente l'opzione più pratica per le società il cui unico legame con un Paese è costituito da scorte o vendite.

I costi variano in base al Paese e al fornitore, ma è bene prevedere tre componenti: i corrispettivi di attivazione e i canoni ricorrenti del rappresentante fiscale, l'eventuale garanzia richiesta per il VIES (in Italia, di norma un unico premio assicurativo a copertura dell'intero periodo di garanzia di 3 anni, anziché un deposito in contanti da €50.000) e i costi di traduzione o autenticazione dei documenti societari. La maggior parte dei Paesi UE non applica un separato onere governativo per la sola registrazione IVA. La struttura della garanzia, ove prevista, è di solito la voce di costo variabile più rilevante da pianificare.

I requisiti variano in modo significativo da Paese a Paese: non esiste un'unica regola valida in tutta l'UE. L'Italia, ad esempio, dall'aprile 2025 richiede alle società extra-UE che si avvalgono di un rappresentante fiscale di prestare una garanzia da €50.000. Altri Stati membri fissano condizioni proprie, che possono prevedere importi di garanzia diversi, requisiti documentali differenti o nessuna garanzia. Poiché le regole sono stabilite a livello nazionale e non centralizzato, è importante verificare i requisiti specifici del Paese in cui ci si registra prima di presentare la domanda, anziché presumere che le regole di un Paese valgano altrove.

Dall'aprile 2025 le società extra-UE ed extra-SEE che si avvalgono di un rappresentante fiscale per iscriversi al VIES in Italia devono prestare una garanzia finanziaria di almeno €50.000, mantenuta per un minimo di 36 mesi, prima dell'approvazione. La norma è stata introdotta specificamente per ridurre le frodi IVA legate a società estere che sfruttano il meccanismo del reverse charge attraverso i rappresentanti fiscali. Ai soggetti già iscritti al VIES è stato riconosciuto un periodo transitorio, ma i nuovi richiedenti devono soddisfare il requisito fin dall'inizio.

Se i tuoi beni attraversano i confini UE — inclusi i trasferimenti all'interno della stessa rete logistica di Amazon — senza iscrizione al VIES, da quel momento ti trovi in una posizione di non conformità. Le conseguenze possono includere l'applicazione dell'IVA dove altrimenti non si applicherebbe, l'errata rendicontazione dei movimenti transfrontalieri di merce e un maggiore controllo da parte delle autorità fiscali. Qualora una garanzia scada o non venga prestata, l'autorità fiscale competente può rimuovere del tutto il tuo numero di partita IVA dal VIES, bloccando l'attività transfrontaliera conforme finché la questione non è risolta. Per i venditori Amazon in particolare, spesso non si tratta di una scelta rinviabile: Amazon di norma non attiva un account venditore per l'FBA senza una valida iscrizione al VIES, perché l'FBA si basa intrinsecamente sul movimento transfrontaliero delle scorte — Amazon alloca e ricolloca la merce nella propria rete in base alla domanda, non solo in base al luogo in cui il venditore la spedisce inizialmente. In pratica, questo significa che non esiste una via realistica per vendere solo a livello nazionale su Amazon evitando il VIES.

La Commissione europea mette a disposizione uno strumento pubblico e gratuito: inserendo un codice Paese e un numero di partita IVA si ottiene un risultato immediato di validità o invalidità, insieme alla denominazione della società registrata ove disponibile. Puoi verificare un numero IVA direttamente su https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation. Questo strumento interroga in tempo reale la banca dati nazionale dello Stato membro competente — il VIES stesso non conserva i dati in modo autonomo. È utile sia per confermare il proprio stato di registrazione sia per verificare il numero di un partner commerciale prima di trattare una transazione come intracomunitaria ed esente da imposta.

Dipende da come si muovono i tuoi beni, non solo da chi li acquista. Anche i venditori esclusivamente B2C che utilizzano la rete Pan-European FBA di Amazon vedranno le proprie scorte trasferite tra i centri logistici UE come normale attività logistica, e tali trasferimenti richiedono in genere l'iscrizione al VIES indipendentemente dalla tipologia di acquirente. Separatamente, la maggior parte delle vendite B2C oltre la soglia UE di €10.000 viene rendicontata tramite il regime One Stop Shop (OSS), ma l'OSS copre l'IVA sulle vendite mentre il VIES copre la rendicontazione dei movimenti di merce: non sono interscambiabili.

Amazon può richiedere la prova di un numero di partita IVA valido ai venditori che utilizzano i centri logistici UE o che superano le soglie di vendita, e la mancata presentazione può portare alla sospensione delle inserzioni o a restrizioni dell'account. Tuttavia, i controlli di Amazon si concentrano in genere sul numero IVA in sé, non specificamente sullo stato VIES — il che significa che un venditore potrebbe superare la verifica di Amazon pur non soddisfacendo i requisiti VIES di un Paese. I controlli di Amazon non sostituiscono la verifica autonoma della piena conformità.

L'EPR è un quadro normativo che impone ai produttori di finanziare la raccolta, il riciclo o lo smaltimento degli imballaggi e di determinati prodotti dopo l'uso da parte del consumatore, coprendo categorie come imballaggi, apparecchiature elettroniche e batterie. Se vendi beni fisici con imballaggio in un Paese UE, in genere devi registrarti presso lo schema EPR nazionale di quel Paese e versare i relativi contributi. Come per l'IVA, gli obblighi EPR sono stabiliti e fatti rispettare separatamente dall'autorità di ciascun Paese.

Nella maggior parte dei casi sì: gli schemi EPR sono istituiti e amministrati a livello nazionale, non centralmente dall'UE, quindi la registrazione in un Paese non copre gli obblighi altrove. Requisiti, strutture dei contributi e categorie di rendicontazione differiscono da Paese a Paese e per tipologia di prodotto, ad esempio imballaggi rispetto ad apparecchiature elettroniche. I venditori che utilizzano la rete Pan-European FBA di Amazon, i cui beni raggiungono più Paesi, dovrebbero aspettarsi di registrarsi separatamente ovunque i loro prodotti siano venduti o stoccati.