Come registrarsi per IVA italiana e VIES: guida per aziende extra-UE
Ottenere una partita IVA italiana è solo metà del lavoro. Per le aziende extra-UE che vendono in Europa — soprattutto tramite Amazon — sono l'iscrizione al VIES e, dal 2025, una garanzia da €50.000 a sbloccare davvero il commercio intra-UE.
Se la tua azienda ha sede in Cina, negli Stati Uniti o ovunque fuori dall'UE e progetti di vendere in Europa, l'Italia è spesso una delle prime tappe. Ma ecco ciò che molte aziende extra-UE non capiscono finché non è troppo tardi: registrare una partita IVA italiana è solo metà del lavoro.
Se il tuo piano segue il percorso che la maggior parte delle aziende extra-UE intraprende per entrare nell'UE — e soprattutto se intendi vendere tramite Amazon — ti servirà anche un'iscrizione separata a un sistema chiamato VIES, e dal 2025 quel passaggio comporta un impegno finanziario concreto.
Perché la sola registrazione IVA non basta
La registrazione IVA italiana (partita IVA) significa iscriversi presso l’Agenzia delle Entrate per riscuotere e versare l’IVA sulle vendite italiane. È di norma richiesta se detieni scorte in Italia, vendi a consumatori italiani oltre determinate soglie o importi merci attraverso la dogana italiana.
Ma se vendi tramite Amazon, una partita IVA da sola non basta. La rete Pan-European FBA di Amazon sposta le scorte tra i centri logistici in Germania, Francia, Polonia e altrove per ottimizzare le consegne — quindi la tua merce attraverserà i confini UE che tu lo pianifichi o meno.
Questo significa che i venditori Amazon devono iscriversi anche al VIES, il database UE che convalida i numeri IVA per le transazioni intracomunitarie esenti. Senza, ogni movimento transfrontaliero o fattura B2B ricade nell’IVA italiana, compromettendo prezzi e compliance.
Cos’è il VIES e perché conta
Il VIES (VAT Information Exchange System) è il database condiviso dell’UE per verificare il numero IVA di un partner commerciale tra gli Stati membri. Essere presenti nel VIES è ciò che permette alla tua partita IVA italiana di essere riconosciuta in tutta l’UE per le transazioni intracomunitarie esenti.
Senza iscrizione al VIES, ogni fattura verso un cliente business in Germania, Francia o altrove nell’UE deve includere l’IVA italiana — rendendo i tuoi prezzi meno competitivi. In breve: se il tuo piano prevede scambi oltre i confini UE, l’iscrizione al VIES è il vero scopo di registrare una partita IVA in Italia. Per come funziona il VIES nell’UE nel suo complesso — cosa lo fa scattare e perché le regole nazionali cambiano — vedi la nostra guida alle regole VIES per le aziende extra-UE.
La garanzia da €50.000 che le aziende extra-UE non possono ignorare
È qui che il processo cambia per le aziende fuori dall’UE/SEE. Da aprile 2025, ogni azienda extra-UE o extra-SEE che utilizza un rappresentante fiscale in Italia per effettuare transazioni intracomunitarie deve prestare una garanzia finanziaria di almeno €50.000 per essere inclusa — o rimanere — nel VIES.
Questo requisito è stato introdotto dal Decreto Legislativo 13/2024, che ha aggiunto il comma 7-quater all’articolo 35 del D.P.R. 633/1972, e reso operativo dal Provvedimento n. 178713/2025 dell’Agenzia delle Entrate (14 aprile 2025).
Punti chiave:
- A chi si applica: aziende extra-UE/SEE che usano un rappresentante fiscale per accedere al VIES in Italia.
- Forme accettate: garanzia bancaria, fideiussione di un assicuratore autorizzato o deposito in titoli di Stato.
- Importo e durata: minimo €50.000, per almeno 36 mesi.
- A favore di: l’ufficio provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente per il tuo rappresentante fiscale.
- Tempistica: presentata con la dichiarazione di inizio attività (nuove partite IVA) o prima di richiedere l’inclusione nel VIES (partite IVA esistenti).
Le aziende che già utilizzavano un rappresentante fiscale prima dell’entrata in vigore della norma hanno avuto un periodo transitorio — i nuovi richiedenti no.
Fonte: Agenzia delle Entrate, Provvedimento n. 178713 del 14 aprile 2025.
Deposito bancario o polizza assicurativa?
Immobilizzare €50.000 in contanti o titoli per tre anni è impraticabile per la maggior parte delle aziende extra-UE che entrano in Italia. La via più comune è una polizza fideiussoria di un assicuratore autorizzato, pagata con un premio annuale anziché con un deposito una tantum — liberando capitale per far crescere davvero il business. La scelta giusta dipende dalle dimensioni dell’azienda, dal profilo creditizio e dal tempo previsto di operatività in Italia.
Il processo di registrazione, passo per passo
- Nomina un rappresentante fiscale in Italia.
- Prepara i documenti richiesti (certificati di registrazione, documento d’identità, procura).
- Presenta la domanda di registrazione IVA all’Agenzia delle Entrate.
- Ottieni il numero IVA italiano (partita IVA).
- Predisponi la garanzia da €50.000.
- Presenta la domanda di iscrizione al VIES con la prova della garanzia.
- Inizia a presentare le dichiarazioni IVA e a rispettare gli obblighi di compliance.
Il costo di sbagliare
Operare senza VIES significa applicare l’IVA italiana su ogni fattura UE — uno svantaggio che la maggior parte dei concorrenti non avrà. Non prestare o non mantenere la garanzia può portare all’esclusione della tua partita IVA dal VIES, bloccando gli scambi intracomunitari finché non viene sanata.
Farlo bene la prima volta
Tra rappresentante fiscale, pratiche con l’Agenzia delle Entrate e strutturazione efficiente di una garanzia da €50.000, non è un percorso da affrontare da soli — un errore nelle pratiche o una garanzia mancata può ritardare di mesi il tuo ingresso nel mercato UE.
Servix International aiuta le aziende extra-UE — dalla Cina, dagli Stati Uniti e oltre — a registrarsi per l’IVA italiana e il VIES, e a strutturare la garanzia richiesta in modo conveniente.
Stai pianificando l'ingresso nel mercato italiano?
Raccontaci la tua attività: il nostro team mapperà i passaggi IVA, VIES e garanzia per il tuo caso, di norma entro un giorno lavorativo.